Luty 2026 r. upłynął pod znakiem Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ wraz z początkiem miesiąca ruszył obowiązkowy KSeF dla największych podmiotów. Zmiany dotknęły jednak również mniejsze podmioty.
Zapraszamy na podsumowanie pierwszego miesiąca obowiązkowego KSeF.
Obowiązkowy KSeF na razie tylko dla największych
W lutym i marcu 2026 r. obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF dotyczy jedynie podmiotów, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
W przypadku mniejszych podmiotów zostaną oni objęci tym obowiązkiem od 01.04.2026 r. lub 01.01.2027 r. w zależności od wartości dokonywanych przez nich transakcji. Niemniej jednak, zdecydowana większość z nich musi korzystać z KSeF już od początku lutego, żeby móc odbierać faktury wystawiane przez kontrahentów, którzy zostali objęci obowiązkowym KSeF wcześniej.
Pierwsze awarie i problemy z dostępem
Przedsiębiorcy korzystający z KSeF pierwsze trudności napotkali już drugiego i trzeciego dnia od wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania. Użytkownicy, którzy korzystali z uwierzytelnienia za pomocą Profilu Zaufanego, nie mogli zalogować się do systemu ze względu na przeciążenie tej usługi.
Problem dotknął przede wszystkim podmioty prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które często nie dysponują innymi metodami uwierzytelnienia w postaci m. in. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
W związku z przeciążeniem Profilu Zaufanego Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przyspieszenie udostępnienia dodatkowych metod uwierzytelnienia, które pierwotnie miały być dostępne od początku kwietnia. Od połowy lutego użytkownicy mogą uwierzytelnić się również za pomocą e-Dowodu, aplikacji mObywatel i bankowości elektronicznej.
Komplikacje również przy złożeniu ZAW-FA
Z trudnościami spotkały się również spółki, ale także samorządy oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi np. fundacje, które, aby móc rozpocząć korzystanie z KSeF, są obowiązane złożyć zawiadomienie ZAW-FA. Od 01.02.2026 r. obowiązuje nowa wersja formularza. Mimo to, niektóre podmioty przesłały zgłoszenie na nieaktualnej wersji. W efekcie, urzędy odmówiły przyjęcia zawiadomienia.
Ponadto, z komplikacjami spotkały się również podmioty, które zawiadomienie ZAW-FA przekazywały za pośrednictwem platformy ePUAP. Od 2026 r. jedynymi możliwymi drogami przekazania zawiadomienia w formie elektronicznej są e-Doręczenia lub e-Urząd Skarbowy. W efekcie, takie zawiadomienie dostarczone za pośrednictwem platformy ePUAP nie zostało skutecznie przyjęte przez urząd.
Obowiązkowy KSeF jednak nieobowiązkowy?
Z doniesień medialnych wynika, że niektóre podmioty objęte obowiązkowym KSeF poinformowały swoich klientów, że rozpoczną e-fakturowanie dopiero w kolejnych miesiącach. Oznacza to, że mimo ustawowego obowiązku, wystawiają faktury poza systemem KSeF w postaci elektronicznej jako np. plik w formacie PDF lub w wersji papierowej.
Na takie podejście pozwala niejako wprost obowiązujące prawo, ponieważ do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów wstrzymało sankcje za błędy dotyczące fakturowania za pomocą KSeF, w tym również za wystawienie faktury z pominięciem systemu. W efekcie, umożliwia to opóźnienie e-fakturowania bez ponoszenia negatywnych konsekwencji.
| Komentarz B-think W naszej ocenie, nie należy odwlekać momentu rozpoczęcia e-fakturowania. Mimo że wstrzymanie sankcji do końca 2026 r. zachęca do fakturowania na starych zasadach, warto wykorzystać 2026 r. na przetestowanie KSeF i opracowanie wewnętrznych procedur obiegu dokumentów. Ponadto, brak sankcji do końca roku umożliwia identyfikację potencjalnych błędów lub najbardziej ryzykowanych obszarów i wdrożenie odpowiednich rozwiązań bez ponoszenia dodatkowych sankcji za błędy w e-fakturowaniu. |
Mniejszy też czasami musi wystawiać fakturę w KSeF
Mimo że mniejsze podmioty dopiero zostaną objęte ustawowym obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF, już teraz e-fakturowanie może być dla nich obowiązkowe ze względu na postanowienia umowne z kontrahentami.
Z doniesień medialnych wynika, że większe podmioty, które zostały już objęte obowiązkowym KSeF, wykorzystują swoją pozycję rynkową i w umowach z dostawcami lub usługodawcami stosują postanowienia, które nakładają na kontrahenta obowiązek wystawienia faktury za pomocą KSeF. W razie naruszenia tych ustaleń takie umowy przewidują np. prawo nabywcy do nieuregulowania płatności wynikającej z takiej faktury lub obowiązek zapłaty przez dostawcę/usługodawcę kary umownej w wysokości kwoty podatku VAT wynikającej z faktury wystawionej poza KSeF, jeżeli po stronie nabywcy wystąpią problemy z odliczeniem podatku VAT ze względu na wadliwe wystawienie faktury.
| Komentarz B-think Zgodnie z przepisami moment objęcia obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF zależy jedynie od wielkości sprzedaży danego podmiotu, który jest wystawcą faktury. Ustawa VAT nie zawiera przepisu, który nakładałby wcześniejszy obowiązek wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, jeżeli nabywca ma obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF. Naszym zdaniem, takie podejście wynika z szczególnej ostrożności kupujących. Przedsiębiorcy w ten sposób prawdopodobnie próbują zabezpieczyć się przed ryzykiem utraty prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jednakże, fakt wystawienia faktury poza systemem nie wpływa negatywnie na prawo do odliczenia podatku po stronie kupującego, nawet jeżeli przedsiębiorca-sprzedawca powinien wystawić fakturę za pośrednictwem KSeF, ponieważ przepisy Ustawy VAT w takich okolicznościach nie ograniczają prawa do odliczenia. Zostało to potwierdzone przez Dyrektora KIS m. in. w interpretacji indywidualnej z dnia 13.10.2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN, interpretacji indywidualnej z dnia 20.10.2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA oraz interpretacji indywidualnej z dnia 18.11.2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR.Innym powodem wymuszenia wystawiania faktur przez KSeF może być dążenie do uproszczenia obiegu dokumentów. W przypadku większych organizacji otrzymywanie wielu faktur zarówno w formie papierowej, elektronicznej, jak i za pośrednictwem KSeF jest sporym wyzwaniem. W konsekwencji, odpowiednie ustalenia pomiędzy kontrahentami pozwalają na zmniejszenie liczby kanałów, którymi mogą być przekazywane faktury i ograniczenie ryzyka przeoczenia danego dokumentu. |
Znikające i odrzucone faktury
Niektórzy wystawcy faktur wskazują również na problem znikających faktur w KSeF. Jak tłumaczą, faktura nie została odrzucona przez bramkę, a system wygenerował urzędowe potwierdzenie odbioru. Mimo to, odbiorca nie otrzymał faktury w KSeF.
Zdarzały się również przypadki, w których bramka odrzuciła fakturę, mimo że faktura była poprawna i zawierała wszystkie wymagane elementy. W takim przypadku wystawca faktury nie otrzymuje komunikatu o odrzuceniu faktury, a fakturze nie zostanie nadany numer KSeF.
| Komentarz B-think Problem faktur znikających faktur w KSeF może wynikać z zapisania faktur w innym module. Inną możliwą przyczyną jest wskazanie na fakturze numeru VAT-UE, czyli numeru NIP z polskim prefiksem „PL”. W takim przypadku, mimo że jest to formalnie ten sam numer, odbiorca, który loguje się do KSeF po numerze NIP, tej faktury nie zobaczy. W przypadku odrzuconych faktur jednym z możliwych problemów jest błędne kodowanie pliku XML. Powoduje to, że plik nie zostanie ostatecznie wysłany do KSeF, a jednocześnie system nie wysyła błędu. |
Fałszywe faktury i funkcjonalność, której nadal nie ma
Kolejnym problemem użytkowników KSeF są tzw. faktury scamowe, czyli fałszywe faktury, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji pomiędzy kontrahentami. Wiele podmiotów obawia się, że ktoś będzie wykorzystywał dane bez ich wiedzy i wysyłał faktury dokumentujące fikcyjne transakcje. Następnie, instytucja, której dane zostały wykorzystane, otrzyma w KSeF fakturę dokumentującą transakcję, w której nie brała udziału. Potencjalni odbiorcy faktur scamowych obawiają się w szczególności negatywnych konsekwencji po swojej stronie.
W odpowiedzi na to Ministerstwo zapowiedziało funkcjonalność umożliwiającą zgłaszanie faktur scamowych, która miała pojawić się w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 od 01.02.2026 r. Niemniej jednak, zarówno w aplikacji, jak i KSeF nie znajduje się przycisk, który pozwalałby na zgłoszenie fałszywej faktury.
| Komentarz B-think Niewątpliwie faktury scamowe są problemem z perspektywy działów księgowych, które dodatkowo muszą weryfikować, czy transakcja miała rzeczywiście miejsce, czy być może wystawca faktury niesłusznie zawarł dane podmiotu na dokumencie. Z perspektywy odbiorcy faktury scamowej potencjalne ryzyko jest związane w m. in. z brakiem prawa do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenia podatku VAT, ale również wyłudzeniem pieniędzy w związku z płatnością za fakturę. Niemniej jednak, najpoważniejszym skutkiem jest nałożenie sankcji karnoskarbowych, karnych lub wynikających z Ustawy VAT m. in. z powodu posługiwania się fakturą scamową. Osoby odpowiedzialne za obieg faktur w firmie powinny w szczególności zwrócić uwagę na otrzymane faktury m. in.: • dokumentujące nietypowe transakcje, • wystawione przez podmiot, z którym odbiorca faktury nie współpracuje, • wystawione przez podmiot, którego dane nie znajdują się w ogólnodostępnych wykazach jak np. biała lista VAT, CEIDG lub KRS, • z bardzo krótkim terminem płatności, • zawierające błędy, które sugerują, że faktura została wystawiona za pomocą automatycznego tłumaczenia online przez osobę z zagranicy, • zawierające adresy stron internetowych, na których znajdują się informacje o zaległości w płatnościach. Niemniej jednak, samo zaistnienie jednej z przesłanek nie oznacza, że dana faktura nosi znamiona oszustwa i odwrotnie, dlatego istotna jest czujność i opracowanie odpowiednich procedur weryfikacyjnych. Ponadto, może się również zdarzyć, że dana faktura została wystawiona na niewłaściwy podmiot w wyniku błędu, dlatego w pierwszej kolejności rekomendujemy podjęcie próby wyjaśnienia sprawy z wystawcą faktury i dopiero w dalszej kolejności zgłoszenie takiej faktury, jeżeli Ministerstwo udostępni taką funkcjonalność. Z perspektywy wystawcy ryzyko dot. faktur scamowych w KSeF jest w szczególności związane z nadaniem uprawnień niewłaściwym osobom. Osoby, którym nie nadano uprawnień, nie powinny mieć bowiem możliwości wystawiania faktur za pomocą KSeF. Jeżeli dany podmiot wystawi fakturę scamową, wówczas na niego oraz osoby odpowiedzialne za jego rozliczenia mogą zostać nałożone sankcje karnoskarbowe, karne lub wynikające z Ustawy VAT. |
Tryb offline tylko w wersji płatnej
Jak informuje Krajowa Administracja Skarbowa, bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 pozwala wystawiać faktury wyłącznie w trybie online. Oznacza to, że w razie awarii, prac technicznych lub przeciążenia infrastruktury podmiot, który korzysta wyłącznie z aplikacji, nie będzie mógł wystawić faktury.
Jedyną możliwością wystawienia faktury offline jest skorzystanie z zewnętrznych, komercyjnych systemów zintegrowanych z KSeF, które posiadają własny mechanizm pracy w trybie awaryjnym. W efekcie, aby wystawić fakturę offline, dany podatnik musi mieć dostęp do płatnego systemu zapewnianego przez prywatnego dostawcę.
| Komentarz B-think Brak możliwości wystawienia faktury w trybie offline w Aplikacji Podatnika KSeF może być sporym problemem dla organizacji, które nie korzystają z zewnętrznego systemu zintegrowanego z KSeF. Ucierpią na tym w szczególności podmioty, które wystawiają każdego dnia wiele faktur. W praktyce będzie to skutkować m. in. problemami w rozliczeniu transakcji oraz opóźnieniami w płatnościach, co odbije się w szczególności na płynności przedsiębiorstwa. |
Jedna transakcja, dwa dokumenty i dwie różne kwoty, czyli (nie)wizualizacje faktur
W przypadku faktur wystawionych w KSeF użytkownicy mają możliwość pobrania wizualizacji faktury, która powinna być spójna z fakturą ustrukturyzowaną. Niemniej jednak, niektórzy odbiorcy faktur wskazują, że kwoty w KSeF różnią się od kwot zawartych na wizualizacjach faktur.
Problem w szczególności dotyczy firm telekomunikacyjnych i kurierskich.
| Komentarz B-think Różnice w kwotach wynikają najprawdopodobniej z dodatkowych opłat, które nabywca ponosi na rzecz wystawcy faktury. W przypadku firm telekomunikacyjnych mogą to być np. raty za sprzęt, z kolei w przypadku firm kurierskich mogą to być nieobjęte VAT należności celno-podatkowe. Rozbieżności pomiędzy fakturami w KSeF a ich wizualizacjami mogą prowadzić w szczególności do dwukrotnego ujęcia w księgach tej samej transakcji lub dwukrotnego dokonania płatności za jedną usługę. |
Autorzy:
Katarzyna Schmidt – Doradca podatkowy, Członek Zarządu | B-think Tax
Natalia Bogaczyk – Konsultant | B-think Tax
