Krajowy System e-Faktur (KSeF)
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur odmieniany jest w ostatnich latach przez wszystkie przypadki. Jest to program informatyczny, który pozwala na wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Sam KSeF ma na celu zwiększenie cyfryzacji w procesach fakturowania i ich scentralizowanie.
Dodatkowo w przypadku spółek osobowych takie przekazanie udziałów mogłoby zostać zablokowane przez innych wspólników.
Zakres wsparcia B-think
01
Wdrożenie KSeF
Kompleksowe wsparcie merytoryczne we wdrożeniu KSeF i uzupełnienie dla niezbędnego wsparcia technicznego.
02
Audyt wewnętrznych procesów i procedur w zakresie fakturowania
Przed wdrożeniem KSeF, warto przyjrzeć się, w jaki sposób funkcjonują wewnętrzne procesy z zakresu fakturowania, w szczególności jeżeli fakturowanie odbywa się z wielu działów firmy, także pozaksięgowych.
03
Procedura dot. fakturowania
Wspieramy w ułożeniu procesów dotyczących fakturowania, przygotowujemy wewnętrzne procedury w zakresie fakturowania dla zespołów klienta.
04
Doradztwo KSeF
Bieżące wsparcie merytoryczne w zakresie obowiązków e-fakturowania.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF? Skontaktuj się z naszym ekspertem w celu omówienia zakresu wsparcia.
Katarzyna Schmidt
tel. +48 509 726 331
email. k.schmidt@bthink.pl
KSeF – podstawowe informacje
Kogo dotyczy fakturowanie w KSeF?
Jeszcze w 2025 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne. W przyszłości fakturowanie za pomocą KSeF będzie obligatoryjne dla podatników VAT z wyjątkiem m. in.:
- podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,
- podatników nieposiadających siedziby w Polsce, ale którzy posiadają tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności, przy czym nie uczestniczy ono w dostawie lub świadczeniu usług,
- transakcji w ramach procedury nieunijnego OSS,
- procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób
- procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI),
- transakcji na rzecz konsumentów, tj. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
W pierwszych dwóch przypadkach oraz w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów podatnicy będą mogli dobrowolnie korzystać z KSeF. W innych przypadkach podatnicy nieobjęci KSeFem powinni wystawiać faktury elektroniczne lub w postaci papierowej.
Podatnik zwolniony a obowiązkowy KSeF
Przepisy dotyczące obowiązkowego korzystania z KSeF nie zawierają wyłączeń w przypadku podatników zwolnionych. Jednakże przepisy dotyczące fakturowania generalnie zwalniają ich z obowiązku wystawiania faktur.
W efekcie podatnik zwolniony, co do zasady, nie będzie musiał wystawiać faktur strukturyzowanych za pomocą KSeF. Wyjątkiem są sytuacje, gdy nabywca zażąda wystawienia faktury. Wtedy podatnik zwolniony powinien taką fakturę wystawić za pomocą KSeF.
Od kiedy obowiązkowe fakturowanie w KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do 2026 roku i podzielono go na dwa etapy. Obowiązkowy KSeF będzie obowiązywał:
- od 01.02.2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
- od 01.04.2026 r. dla pozostałych podmiotów.
Czasowe uproszczenia w ramach KSeF
Ministerstwo Finansów zapowiedziało również wsparcie podatników we wdrażaniu KSeF. W tym celu do końca 2026 roku:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących,
- nie będzie kar w związku z błędami popełnianymi przy wystawianiu faktur w KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za faktury.
Czym jest i co zawiera faktura ustrukturyzowana?
Faktury ustrukturyzowane są to faktury wystawione przy użyciu KSeF. Pola faktury ustrukturyzowanej można podzielić na trzy rodzaje:
- obligatoryjne,
- opcjonalne,
- fakultatywne.
Pola obligatoryjne są to pola, które każdorazowo muszą się znaleźć na fakturze. W innym przypadku nie będzie można przesłać faktury do systemu. Są to m.in. data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, wartość sprzedaży, stawka i kwota podatku. Co do zasady elementy obligatoryjne na fakturze ustrukturyzowanej nie różnią się od tych przewidzianych dla faktur papierowych.
Dodatkowym obligatoryjnym elementem na fakturze jest numer KSeF. Jest to numer, który identyfikuje fakturę w systemie i nadawany jest przez niego automatycznie. Numer faktury w KSeF jest odrębnym numerem od numeru faktury nadawanego przez przedsiębiorcę.
Pola opcjonalne są to pola, które muszą zostać wypełnione, jeżeli zostaną spełnione określone przesłanki np. podstawa zwolnienia. Pole to pojawi się w przypadku transakcji ze stawką VAT 23%, ale będzie za to obligatoryjne w przypadku transakcji zwolnionych.
Pola fakultatywne są to pola, które mogą się znaleźć na fakturze, ale nie są wymagane przez przepisy. Może to być np. stopka faktury z informacją o adresie e-mail sprzedającego, forma płatności za fakturę, numer rachunku bankowego.
Kto może wystawić fakturę w KSeF?
Fakturę w KSeF może wystawić jedynie uprawniona osoba. Uprawnienia można podzielić na trzy rodzaje:
- nadawanie, zmiana i odbieranie uprawnień,
- wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych,
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych w drodze tzw. samofakturowania, czyli przez kupującego w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Sposób nadawania tych uprawnień różni się w zależności od tego, czy podatnikiem jest osoba fizyczna, czy inny podmiot.
W przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, uprawnienia są nadawane automatycznie. Oznacza to, że np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może od razu wystawiać faktury w systemie i nadawać uprawnienia za jego pośrednictwem.
W przypadku innych podatników, np. spółek, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym osoby reprezentujące podatnika nadadzą uprawnienia konkretnej osobie. Zawiadomieniem tym zgłasza się jedynie pierwszą osobę, która otrzymuje pierwotne uprawnienia. Na tym etapie ma ona jedynie uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień, co oznacza, że może ona nadać innym osobom uprawnienia lub rozszerzyć własne. W przypadku wskazywania dalszych uprawnionych osób można zrobić to elektronicznie.
Uprawnienia do wystawiania faktur w systemie mogą zostać nadane nie tylko podatnikowi lub pracownikowi spółki, ale również zewnętrznemu podmiotowi np. biuru rachunkowemu.
Kody QR dla faktur ustrukturyzowanych
Kody QR stanowią dodatkowy element faktur ustrukturyzowanych. Ich celem będzie umożliwienie odbiorcy faktury weryfikacji, czy otrzymana faktura została wprowadzona do systemu i czy jest zgodna z fakturą wprowadzoną przez wystawcę.
W ten sposób odbiorca faktury, który otrzyma ją poza systemem KSeF np. w formie pliku pdf, będzie mógł zeskanować kod QR za pomocą telefonu i sprawdzić jej poprawność. Dodatkowo kod ten pozwoli na usprawnienie procesu opłacenia faktury w aplikacji bankowej.
Co w przypadku, gdy nie działa KSeF?
Przepisy przewidują również rozwiązania w razie awarii lub niedostępności systemu. W takim przypadku Minister Finansów powinien opublikować informację o braku możliwości skorzystania z KSeF.
W razie awarii podatnik powinien wystawić fakturę poza systemem i przekazać ją kontrahentowi w uzgodniony sposób. Taka faktura powinna być sporządzona według wzoru dla faktury ustrukturyzowanej. Podatnik powinien w ciągu 7 dni roboczych od dnia naprawy awarii wprowadzić ją do KSeF.
Oprócz awarii może się zdarzyć również, że system będzie niedostępny z innego powodu. Wtedy podatnik powinien wystawić fakturę elektroniczną i przesłać ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Aktualnie procedowany projekt nowelizacji wprowadzający zmiany w KSeF wprowadza dla podatników szersze możliwości dla wystawiania faktur „offline”, także gdy wystawienie faktury w KSeF jest niemożliwe z innych powodów niż awaria czy niedostępność KSeF – faktury takie muszą jednak być wystawiane elektronicznie, zgodnie z udostępnionym wzorem.
Jakie są kary za niekorzystanie z KSeF?
Jeżeli podatnik pomimo obowiązku nie wystawi faktury za pomocą KSeF, w czasie awarii lub braku dostępności systemu wystawi fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem lub nie prześle jej do systemu w wymaganym terminie, wówczas naczelnik urzędu skarbowego nałoży na niego karę pieniężną.
Kara pieniężna wynosi do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Czy kontrahent może się nie zgodzić na otrzymanie faktury przez KSeF?
Przy wystawieniu faktury w KSeF nie jest potrzebna zgoda kontrahenta. Jednakże ma on możliwość niewyrażenia zgody na otrzymanie faktury przez system. W takim przypadku faktura powinna zostać dostarczona w inny, ustalony z nim sposób.
Niemniej jednak taka faktura powinna zostać wysłana do KSeF. Przewidziana została możliwość wyeksportowania faktury z systemu. Dzięki temu podatnik będzie mógł przekazać taką fakturę drogą mailową w formie pliku pdf (jej wizualizację) lub wydrukować ją i przesłać za pośrednictwem poczty.
Największe wyzwania związane z KSeF – jak przygotować się na zmieniające się przepisy?
Wprowadzenie KSeF to niewątpliwie spore wyzwanie dla organizacji, która jest zobligowana do jego wdrożenia. W celu ułatwienia całej procedury warto jest odpowiednio się do tego przygotować.
Pierwszym wyzwaniem jest właściwe fakturowanie. KSeF zakłada brak możliwości dokonania edycji raz wprowadzonej faktury. W przypadku pomyłek będzie konieczne korygowanie jej, niemniej jednak pierwotna faktura tam pozostanie. Dodatkowo organy podatkowe będą miały łatwy dostęp do wystawionych faktur niemal w czasie rzeczywistym, dlatego przygotowując się do wdrożenia KSeFu warto jest również zweryfikować, czy zasady fakturowania są zgodne z aktualnymi przepisami podatkowymi.
Warto również dostosować procedury wewnętrzne do nowych regulacji. Nowy system wymaga od podatników regularnego wprowadzania faktur do systemu, a każdy brak dokumentu w systemie może oznaczać karę dla przedsiębiorstwa. W tym celu należy dokonać modyfikacji istniejących procedur w zakresie fakturowania, które będą uwzględniały specyfikę systemu i nowe wytyczne. Dodatkowo powinny one uwzględniać możliwe awarie po stronie KSeF, ale również po stronie podatnika.
Rewolucja w sposobie fakturowania to także wyzwanie dla wewnętrznych procesów akceptacji faktur kosztowych i przelewów w przypadku większych organizacji. W większości przypadków, faktury zakupowe będą przesyłane podatnikowi przez KSeF, czyli do jednego miejsca. To oznacza konieczność ich odpowiedniego przypisania do osób, projektów, typu wydatku na potrzeby ich merytorycznej akceptacji przez odpowiednie osoby w organizacji.
Procedury wewnętrzne powinny również uwzględniać zasady nadawania uprawnień do wystawiania faktur. Dobór osób uprawnionych powinien pozwolić firmie na nieprzerwane fakturowanie. Przykładowo, przyznanie uprawnień tylko jednemu pracownikowi może spowodować, że w razie jego urlopu lub choroby nie będzie możliwości wystawienia faktury. Dodatkowo ważne jest, żeby uprawnione osoby były odpowiednio przeszkolone w obsłudze systemu.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF? Skontaktuj się z naszym ekspertem w celu omówienia zakresu wsparcia.
Katarzyna Schmidt
tel. +48 509 726 331
email. k.schmidt@bthink.pl
