Projekt zmian w Ordynacji podatkowej dotyczący odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółek kapitałowych jest jedną z tych nowelizacji, które mają znaczenie przede wszystkim na poziomie praktyki działania zarządów.
Nie chodzi bowiem tylko o doprecyzowanie istniejącego modelu, lecz o jego wyraźne przekształcenie. Zmianie ulega zarówno krąg podmiotów objętych odpowiedzialnością, jak i przesłanki jej przypisania oraz moment, w którym ryzyko zaczyna się materializować.
W efekcie znaczenia nabiera nie tyle reakcja na sytuację kryzysową spółki, co sposób bieżącego zarządzania obszarem podatkowym.
Zmiana modelu odpowiedzialności – odejście od kryterium upadłościowego
W obowiązującym stanie prawnym odpowiedzialność członków zarządu ma charakter subsydiarny i jest powiązana z bezskutecznością egzekucji prowadzonej wobec spółki. Mechanizmy obrony koncentrują się przede wszystkim wokół przesłanek związanych z terminowym zgłoszeniem wniosku o upadłość lub wszczęciem postępowania restrukturyzacyjnego.
Projektowane przepisy odchodzą od tej koncepcji. Kluczowe znaczenie ma uzyskać dochowanie należytej staranności w zapobieganiu powstaniu zaległości podatkowej.
W praktyce oznacza to przesunięcie punktu ciężkości z działań podejmowanych w sytuacji niewypłacalności na bieżący nadzór nad rozliczeniami podatkowymi. W konsekwencji linie obrony oparte wyłącznie na spełnieniu obowiązków „upadłościowych” mogą okazać się niewystarczające.
Rozszerzenie kręgu podmiotów – odpowiedzialność „faktyczna”
Projekt wprowadza pojęcie „osób zarządzających”, obejmujące nie tylko formalnych członków zarządu, ale także osoby faktycznie wykonujące kompetencje zarządcze.
Zakres tej kategorii może w praktyce obejmować osoby realnie wpływające na decyzje spółki – w tym podmioty z grupy kapitałowej, dominujących wspólników czy osoby odpowiedzialne za kluczowe obszary finansowe, jeżeli ich rola wykracza poza wykonywanie czynności o charakterze odtwórczym.
Zmiana ta przesuwa ocenę odpowiedzialności z poziomu formalnego (pełnionej funkcji) na poziom faktyczny (rzeczywistego wpływu na działalność spółki).
Wcześniejsza ekspozycja na ryzyko
Istotne znaczenie mają również zmiany proceduralne. Projekt zakłada możliwość prowadzenia postępowania wobec osób zarządzających i wydania decyzji o ich odpowiedzialności bez konieczności uprzedniego, definitywnego zakończenia egzekucji wobec spółki.
Ponadto przewidziano możliwość zabezpieczenia majątku osoby trzeciej już w toku postępowania, przed wydaniem decyzji orzekającej o odpowiedzialności.
Dodatkowo projekt wydłuża termin na wydanie decyzji z 5 do 7 lat.
Z perspektywy praktycznej oznacza to:
- wcześniejsze „wejście” organu w sferę majątkową osoby zarządzającej,
- wydłużenie okresu niepewności,
- konieczność dłuższego przechowywania i utrzymywania dokumentacji potwierdzającej dochowanie należytej staranności.
Należyta staranność jako centralne kryterium oceny
Projekt precyzuje, że dochowanie należytej staranności powinno obejmować m.in. posiadanie odpowiednich kwalifikacji, przyjęcie odpowiedzialności za ogół spraw spółki oraz wdrożenie skutecznego ładu organizacyjnego w zakresie realizacji obowiązków podatkowych
Kluczowe znaczenie ma jednak aspekt dowodowy. W praktyce ocena staranności będzie oparta nie tylko na tym, jakie działania zostały podjęte, ale przede wszystkim na tym, czy są one możliwe do wykazania. Znaczenia nabierają w szczególności procedury podatkowe, dokumentowanie decyzji zarządczych oraz reakcje na identyfikowane nieprawidłowości.
Dotychczasowa praktyka polegająca na delegowaniu obszaru podatkowego do działu finansowego lub doradców przy jednoczesnym ograniczonym zaangażowaniu zarządu może w tym modelu okazać się niewystarczająca.
Ograniczenia w zakresie możliwości obrony
Projekt przewiduje również ograniczenia w zakresie możliwości powoływania się na należytą staranność, w szczególności w odniesieniu do zaległości powstałych w wyniku zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub konstrukcji nadużycia prawa w VAT.
W tych przypadkach możliwość skutecznej obrony będzie węższa, a ciężar dowodu istotnie wyższy.
Wnioski praktyczne dla zarządów
Projektowane zmiany w istocie zmieniają standard należytej staranności w zarządzaniu spółką w obszarze podatkowym.
Z perspektywy praktycznej oznacza to konieczność:
- aktywnego i realnego nadzoru nad rozliczeniami podatkowymi,
- wdrożenia adekwatnych procedur i mechanizmów kontrolnych,
- systemowego dokumentowania decyzji i reakcji na ryzyka podatkowe.
Nie oznacza to oczywiście konieczności budowania rozbudowanych systemów compliance „dla samego compliance”. Chodzi raczej o takie uporządkowanie procesów – adekwatne do skali i charakteru działalności – które pozwoli w razie potrzeby pokazać, że zarząd faktycznie panował nad obszarem podatkowym i reagował na zidentyfikowane ryzyka.
Znaczenie działań przygotowawczych
Przepisy obecnie pozostają na etapie opiniowania. Niezależnie od tego, warto wykorzystać ten czas w szczególności na identyfikację ryzyk i uporządkowania procesów.
Projektowane przepisy mają wejść w życie po 14 dniach od ich ogłoszenia.
Komentarz B-think
Z naszej perspektywy najważniejsza zmiana nie polega wyłącznie na rozszerzeniu odpowiedzialności osób zarządzających, ale na przesunięciu akcentu na sposób bieżącego zarządzania podatkami w spółce. Jeżeli projektowane przepisy wejdą w życie, w praktyce nie wystarczy wykazać, że rozliczeniami podatkowymi zajmował się dział finansowy, księgowość albo zewnętrzny doradca. Kluczowe będzie pokazanie, że zarząd miał realny nadzór nad tym obszarem, rozumiał istotne ryzyka i potrafił udokumentować reakcję na nie.
Dlatego już teraz warto spojrzeć na procedury podatkowe nie jak na formalny dokument „do szuflady”, ale jak na element realnego zarządzania ryzykiem – także w mniejszych podmiotach, oczywiście w skali adekwatnej do ich działalności. Znaczenie będzie miało nie tylko to, czy procedura istnieje, ale czy faktycznie jest stosowana, czy wiadomo, kto odpowiada za dany obszar, w jaki sposób eskalowane są wątpliwości oraz jak dokumentowane są decyzje podejmowane na podstawie otrzymanych porad. Równie istotne może być odpowiednie ukształtowanie współpracy z doradcą podatkowym: tak, aby nie ograniczała się do doraźnych konsultacji, ale dawała zarządowi realne wsparcie w identyfikowaniu ryzyk, porządkowaniu procesów i pozostawiała czytelny ślad tego, jakie kwestie były analizowane oraz jakie działania podjęto w ich następstwie.
W tym sensie coraz większe znaczenie mogą mieć również bieżące przeglądy i audyty podatkowe – nie jako jednorazowe ćwiczenie kontrolne, ale jako narzędzie pozwalające wcześniej wychwycić obszary ryzyka i wykazać, że spółka oraz osoby zarządzające nie działały biernie. To właśnie praktyczne, udokumentowane działania mogą okazać się najważniejszą linią obrony, jeżeli po kilku latach organ będzie oceniał, czy zarząd rzeczywiście dochował należytej staranności.
Autorka: Katarzyna Schmidt – doradca podatkowy, Członek Zarządu | B-think Tax
